UAB «Biznio mašino kompaniya» (BMK) hjalp selskapet med problemene og med den administrerte utskriftstjenesten (eng. Administrerte utskriftstjenester, MPS) for å standardisere utskriftsprosesser. BMK introduserte tjenesten for 5 år siden og oppdaterer den jevnlig.

Transformasjon av utskriftssystemet sparer penger

«Under gjennomføringen av dette prosjektet var den største utfordringen å optimalisere antall utstyr, tatt i betraktning nødvendige parametere og utstyrsbelastninger. Det var også viktig å velge riktig plassering av de nye enhetene basert på behovene til de ansatte. ” sier Vidas Nainys, IT-sjef i Kitron.

Ifølge ham ble IT-avdelingens vedlikeholdsprosesser for utskriftsutstyr endret etter implementeringen av MPS, det var ikke lenger behov for et rom for skriverforbruksvarer, proaktiv oppfølging informerer raskt om utskifting, forbruksvarer eller skriverfeil. Ansatte kan skrive ut eller skanne dokumenter til hvilken som helst skriver i bedriftens lokaler ved å autentisere med RFID-kort.

«Frem til implementeringen av MPS hadde vi ikke kontinuerlig overvåking av utskriftsutstyr. De ansatte informerte selv IT-avdelingen om utgåtte forbruksvarer og for å kunne skrive ut måtte de vite det nøyaktige navnet på skriveren og dens plassering på selskapet. lokaler,» sa Kitrons IT-sjef om fortidens ulemper.

V. Nainys er fornøyd med det vellykkede samarbeidet med BMK, som lar oss oppnå optimaliseringsmål, og ifølge ham er besparelsene åpenbare: nå bestiller vi mindre utskriftspapir, vi bruker mindre strøm, utstyrets nedetid er redusert, og lokalene vi brukte til å lagre forbruksvarer er frigjort.»

Optimalisering av utskriftsutstyrsparken

Valdas Traškevičius, prosjektleder i BMK, sier at første gang for 5 år siden varte implementeringen av prosjektet i «Kitron» i opptil 2 måneder, og nå, da det ble besluttet å oppdatere alt utstyr, ble det gjort endringer på bare 2 uker.

«Vi startet med analysen av den eksisterende utskriftsutstyrsparken, lasting av den, så avklarte vi behovet – vi forlot flere trykkerier, og kombinerte noen av dem ved å optimalisere hele utstyrsparken», minnes BMK-prosjektlederen. – Vi planla og gjennomførte for oppdragsgiver Følg meg (lit. follow me) funksjonalitet som lar deg redusere utskriftspunkter, og ansatte kan bruke alle enheter som er i organisasjonen – ikke bare de som er dedikert til dem. Nå kan hver ansatt skrive ut til skrivere på forskjellige steder fordi det er en felles driver på datamaskinen som utskriftene går gjennom. »

«I den første fasen brukte vi også noe av kundens utstyr, som nylig ble kjøpt inn og samsvarte med vår overordnede visjon og kunne brukes i det nye systemet, og i den andre fasen byttet vi ut alt utstyret med nytt, fordi den gamle allerede var utslitt og kunden forlot oss fullstendig for å ta seg av transformasjonsprosessen”, forklarer V. Traškevičius.

MPS koblet alle kundens arbeidsstasjoner til Kaunas: fabrikker og varehus. Det er totalt 36 enheter, hvorav 21 er aktivert for autentisering. Han forteller at etter nøye planlegging av prosjektet med oppdragsgiver, var det ingen overraskelser.

«I løpet av arbeidet vårt bestemte vi oss imidlertid for å velge en annen type kortleser, mer estetisk og tilpasset designet til enheten, fordi kunden valgte en ny modell av HP-skrivere, som er de eneste av denne typen. typen i Litauen. så langt Under diskusjonen med klienten oppdaget vi også at vi kunne endre prosessen med å utstede gjestekort Kunden trykket klistremerker på kortene, som senere ble brukt på andre klienter, noe som skapte forvirring i systemet, så vi foreslo å skrive ut informasjonen direkte på kortene, nå er det ingen grunn til å bekymre seg for klistremerkene, på utskriftsenheten, så løsningen vår forenklet ikke bare prosessen, men sparte også penger,” husker BMK-prosjektlederen.

Fra noen få enheter til hundrevis

Han forteller at ved oppgradering av alt utstyr var det nyanser rundt pensjonering av gammelt utstyr og igangkjøring av nytt utstyr. Siden Kitron ikke kunne lagre alt utstyret på sine lokasjoner, var det nødvendig å koordinere forberedelsestiden for det gamle utstyret for fjerning og oppstart av det nye utstyret så effektivt som mulig for å unngå arbeidsstans.

«Arbeidet i produksjonsselskapet må være kontinuerlig, så vi måtte møte denne utfordringen: transportørene, når de hentet inn et parti med nytt utstyr, kunne allerede ta ut det gamle utstyret, så vi brukte ikke plass til lagring, og vi sparte også transportkostnader, sier V. Traškevičius.

BMK har akkumulert lang erfaring med implementering av MPS-løsninger siden 2012, de implementerer denne tjenesten i ulike offentlige og offentlige virksomheter og institusjoner: banker, forsikrings- og revisjonsselskaper, logistikk, handel, små og store selskaper. Totalt er denne tjenesten installert i rundt 100 selskaper, fra noen få enheter til store virksomheter eller offentlige organisasjoner med mer enn 300 enheter.

Prosessoptimalisering betyr mer tid til direkte aktiviteter

«Siden vi har mange kunder som bruker MPS, kan vi gi målingene ganske nøyaktig: Generelt er selskapets kostnader med denne tjenesten redusert med opptil 30%. Andre verdier som tilbys av denne tjenesten er imidlertid ikke ikke mindre viktig: IT-ansatte jobber mer effektivt, fokuserer på prosjekter som gir større verdi for virksomheten, og vedlikehold av utskriftsutstyr blir vårt ansvar», forsikrer BMK-prosjektet. regissør.

Han påpeker også at for eksempel aktiviteten til innkjøpsavdelingen er ekstremt viktig for det offentlige, som organiserer innkjøp av forbruksmateriell til forskjellig trykkeriutstyr, reparasjonsarbeid mv. De trenger ikke bekymre seg lenger, for alt er inkludert i tjenesten og disse arbeidene utføres av leverandøren.

«Det er veldig viktig å understreke at MPS ikke bare handler om utskrift. Det inkluderer også skanneprosesser, programvaren lar kundene bruke alle enhetene til organisasjonen i forskjellige byer. I tillegg sendes de utskrevne eller skannede dokumentene til serveren , slik at kundene har en utskriftsansvarlig, slik at de enkelt kan bruke tjenesten, uavhengig av hvor den ansatte og enheten befinner seg «utskrift», – BMK-spesialisten nevner fordelene.

Han sier også at dokumenter i dag ikke lenger digitaliseres som bilder, men som søkbar pdf (lit. søkbar pdf), slik at kundene kan jobbe med innhold, laste det opp til DVS og utføre analyser. Skannebanen er også forkortet – dokumenter skannes til steder valgt av kunden – server, arkivskap, f.eks. mail – samt muligheten til å legge inn ytterligere metadata for analytikere.